EU-Entgelttransparenz-Richtlinie: Impact auf den Beschäftigtendatenschutz

INHALTE DES BEITRAGS

Datenschutz als „eingebaute“ Nebenpflicht der Richtlinie
Beschäftigtendatenschutz: DSGVO-Grundsätze als Leitplanken für Entgelttransparenz
Auskunftsrechte nach ET-RL und DSGVO: Schutz von Dritten als Stolperfalle
DSFA als Governance-Instrument

Für Arbeitgeber bedeutet dies einen Eingriff in etablierte HR-Prozesse, während es für Datenschutzbeauftragte ein Paradebeispiel dafür ist, wie gut gemeinte Transparenzpflichten sehr schnell zu „neuen” Datenverarbeitungen mit erhöhtem Risiko werden können.

Datenschutz als „eingebaute“ Nebenpflicht der Richtlinie

Die Richtlinie adressiert den Datenschutz nicht nur am Rande, sondern als Querschnittsnorm: Soweit Maßnahmen nach der ET-RL mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden sind, müssen die Informationen gemäß der DSGVO bereitgestellt werden. Gleichzeitig statuiert Art. 12 Abs. 2 ET-RL eine strikte Zweckbindung. Die Daten dürfen nicht für andere Zwecke als die in der Richtlinie vorgesehenen verwendet werden. Aus Datenschutzsicht ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung – so weit einschlägig – die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO heranzuziehen.

Beschäftigtendatenschutz: DSGVO-Grundsätze als Leitplanken für Entgelttransparenz

Die Grundsätze der DSGVO bilden den Rahmen für die Gestaltung der Entgelttransparenzprozesse – insbesondere die Prinzipien der Zweckbindung, der Datenminimierung, der Integrität und der Vertraulichkeit sowie der Rechenschaftspflicht.

Zweckbindung: Daten, die für Auskünfte, Reportings oder Entgeltbewertungen verarbeitet werden, dürfen nur für diese Zwecke verwendet werden. Dies betrifft nicht nur „neue” Datensammlungen, sondern auch die Weiterverarbeitung vorhandener Personaldaten. Werden Daten aus der Personalakte, der Zeitwirtschaft oder der Stellenbewertung systematisch zu Vergleichsgruppen verdichtet, entsteht ein eigener Verarbeitungskontext mit eigener Dokumentations- und Informationslogik.

Datenminimierung und Rollenprinzip: Je mehr Transparenzrechte entstehen, desto wichtiger wird das Need-to-know-Prinzip. Die Abteilungen HR, Controlling, Legal, Betriebs-/Personalrat und ggf. externe Stellen benötigen nicht denselben Detailgrad. Datenschutzrechtlich sauber wird es erst, wenn pro Rolle das minimale, notwendige Informationsniveau definiert und technisch sowie organisatorisch abgesichert wird (beispielsweise Berechtigungen, Protokollierung, sichere Übermittlung, Vertraulichkeitsbindungen).

Integrität und Vertraulichkeit: Vergütungsdaten sind „hochwertige und sensible” Daten – wenn auch nicht i. S. v. Art. 9 DSGVO – jedoch im Hinblick auf die erwartbare Eingriffsintensität. Dies erfordert ein angemessenes Sicherheitsniveau. Als Beispiele hierfür sind u. a. Pseudonymisierung und Verschlüsselung sowie Verfahren zur regelmäßigen Evaluierung der Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen zu nennen.

Auskunftsrechte nach ET-RL und DSGVO: Schutz von Dritten als Stolperfalle

Das Auskunftsrecht nach Art. 7 ET-RL bezieht sich auf „durchschnittliche“ Entgelthöhen für Vergleichsgruppen. Trotzdem bleibt das Risiko der (Re-)Identifizierung, wenn die Vergleichsgruppen klein sind oder nur wenige Personen in der Organisation eine bestimmte Funktion ausüben. Genau hier müssen Datenschutzbeauftragte die Prozesslogik prägen. Wie werden Vergleichsgruppen definiert? Ab welcher Gruppengröße sind Durchschnittswerte noch datenschutzrechtlich vertretbar? Welche Eskalationswege gibt es, wenn eine Auskunft arbeitsrechtlich erwartet wird, datenschutzrechtlich aber zur Offenlegung von Drittinformationen führt?

Parallel dazu darf der Blick auf Art. 15 DSGVO nicht verloren gehen. Auch im Beschäftigungsverhältnis bleiben Betroffene auskunftsberechtigt, wobei eine Datenkopie die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen darf. Dies ist in Entgeltkonstellationen von praktischer Relevanz, wenn in Auskünften oder Nachweisen Informationen über Kolleginnen und Kollegen enthalten sind.

DSFA als Governance-Instrument

In vielen Organisationen wird die Umsetzung der ET-RL zu einer Verarbeitung führen, die aufgrund von Umfang, Sensibilität und potenziellen Auswirkungen auf die Privat- und Vertraulichkeitssphäre ein erhöhtes Risiko mit sich bringt. In einem solchen Fall sieht die DSGVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) vor, bei der der Datenschutzbeauftragte rechtzeitig einzubeziehen ist.
Eine DSFA sollte bei der Entgelttransparenz insbesondere diese Risikofelder abdecken:
• Re-Identifizierbarkeit in kleinen Vergleichsgruppen (auch bei Aggregation)
• unbefugte Offenlegung durch Auskunftsprozesse, Betriebs-/Personalratszugriffe oder Reporting-Schnittstellen
• Zweckentfremdung („Secondary Use“) innerhalb der Organisation
• Datenqualität (falsche Zuordnung zu Vergleichsgruppen, fehlerhafte Kriterien) mit Folgewirkung für die Rechte der Betroffenen

Auszug aus: Mühlich, Regina: EU-Entgelttransparenz-Richtlinie: Impact auf den Beschäftigtendatenschutz. In: KI-Recht.IT-Sicherheit.Datenschutz., April 2026, S. 8–11.

¹ RICHTLINIE (EU) 2023/970 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 10. Mai 2023 zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durch Entgelttransparenz und Durchsetzungsmechanismen (Text von Bedeutung für den EWR) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32023L0970